本科生“出国(境)申请”办事流程

除自主联系项目外，其他项目应在“出入境平台”完成报名并录取后，进入此流程。

服务对象：在校本科生

服务方式：线上办理

服务地点：学院本科生教务科（南一楼中306）、学院国际交流科（南一楼中305）、校国际交流处（南一楼四楼404）

申报材料：

办事须知：

1.出国境和回国境时间为报销时重点核对要素，必须与实际行程单保持一致。

2.拟出国境时间为离开国境的时间（注意：香港、澳门均为境外）。

3.拟回国境时间为返回国境的时间（注意航班上是否有"+1"标志，表示隔日抵达）。

4.开支预算科目中需据实填写，不填写"其他"等不明确的科目。

5.有学分兑换的项目中，海外期间是否修读学分课程部分应与线下提交的《华中科技大学出国（境）交流生国（境）外高校修读课程计划书》保持一致。

6.中转时不能住宿，如有特殊情况，应在出境前提交中转住宿情况说明，并经学院和本科生院审批同意，未经审批中转住宿的，不能报销。

7.学期中出国境需到本科教务科进行退课。

8.自主联系项目，无报名环节，可直接提交出国（境）申请，并勾选自主联系项目。

9.请大家务必提前查看国际交流群（qq：522418444）群文件中的报销清单，了解一下失败案例，做好行程规划。因公出国对于出国境时间、回国境时间、中转停留要求严格。出国开会按照邀请函提前一天出境，亚洲地区延后一天入境，非亚洲地区延后两天入境审批。短期项目原则上同会议，有特殊情况务必第一时间联系国际交流科（赖老师，qq：1043868763）。长期项目比较复杂，请大家如有意向申请报销，建议一定提前联系国际交流科提供出行计划。

办事流程：

1.登录平台，进入个人中心，提交出国境申请，经学院、学校审批后派出。

2.参加行前培训。办理签证、住宿、保险等事宜。

3.海外信息报备：登录平台，进入个人中心，填写海外信息报备。(*项目时长为30天以内的学生，需在出境后48小时内进行报备；项目时长为30天以上的学生，需在出境后7天内进行报备)

4.交流小结：登录平台，进入个人中心，填写海外交流小结。 (*项目时长为90天以上的学生，需在出境后第30天及第150天(若有)进行填报)

5.修读计划变更：若选课或交流期限发生变更，需登录平台，进入个人中心，提交修读计划变更申请，并通过学院审核。

6.返校后，办理返校申请，具体流程见：本科生“返校申请”办事流程。不办理返校流程，会导致学籍状态异常，影响后续学业，请同学们认真对待。

7.资助流程：资助已嵌入项目报名与出国境申请全流程，无需单独申请。

国际交流科在报名和出国境申请审批阶段，批注是否可资助和拟资助金额，在返校申请阶段，批注是否确认资助和实际金额。本科生在校期间只资助一次，学生如申请本次资助，可见审批批注且流程完成后携带报销材料至南一楼中305。报销材料见国际交流qq群：522418444。