研究生“出国(境)申请”办事流程

服务对象：学籍在人工智能与自动化学院的研究生

服务方式：线上+线下办理

服务地点：人工智能与自动化学院国际交流科（华中科技大学南一楼中305）、研究生院（大活A座311室）

办事须知：

1.委培生办理出国（境）手续时需原单位出具的出国（境）函。

2.学生申请出国（境）时间应在毕业时间之前。

3.如需申请学院国际交流基金，务必先提交基金申请，审批通过后填报系统自动生成的出国境申请表，否则会显示时间冲突。

4.每周周二学院统一线上审核，周三学院将在研究生院领取已通过研究生院培养办审核的申请书纸质版。

5.学生版和导师版的操作指南见附件。

办事流程：

1.申请人访问研究生信息系统，国际交流、奖助页面，填写《华中科技大学出国(境)申请表》，请务必根据下方注意事项填报，无误后网上提交，并联系学院国际交流科赖老师进行报备，QQ1043868763。

2.导师、学院教务科、研究生院培养办线上审核申请。

3.教务科每周三将系统中新办结的申请表导出打印并加盖院章，送至研究生院培养办盖章。

4.每周四，教务科联系申请人，通知领取加盖公章的纸质件。

5.申请人派出，返校后需凭加盖公章的申请表报销，故务必妥善保存。

注意事项：

1.出国境开始时间为离开国境的时间，最早比邀请函起始时间提前1天。出国境结束时间为返回国境时间，最晚比邀请函结束时间延迟2天，亚洲地区最晚比邀请函结束时间延迟1天。请确定与附件行程单中行程一致。请注意出境时间不是离开武汉的时间，而是行程单上离开边境的航班起飞的日期，如果行程单上入境时抵达时间呈现“+1”，即第二日抵达，此情况需以实际到达日期填写出国境结束日期。

2.如出国境参加国际会议，申请表中"拟去国家或科研机构"一栏填写会议中文或英文全称，为方便学院年终数据统计，请第一作者将会议论文名称备注在申请原因中，非一作的同学请注明非一作，谢谢。

3.邀请函应为有签名的正式版本，非录用邮件。

4.行程安排需体现从境内到达目的地城市，从目的地城市回到境内的闭环行程，参与国际会议的，目的地城市应为会议举办城市，仅呈现抵达目的地国主要城市的行程单将予以退回。如有中转，需将行程拆分填报。如武汉-洛杉矶-旧金山（目的地），填报为武汉-旧金山，旧金山-洛杉矶。中转时不能住宿，如有特殊情况，请告知国际交流科。

5.出国境申请经研究生院审批通过后方可派出，请预留审批时间提前申请。

6.资助类型：由学院和导师共同资助的选“学院资助”，由导师单独资助的选“导师资助”。选择“学院资助”需先在系统中申请学术交流基金，经学院分管院长审批同意后获得资助资格，审批通过后填报系统自动生成的出国境申请表。填报申请了学院基金资助的同学，请务必上传拟购买的往返航班截图到出国境申请的行程单附件处，航班信息与填报的行程安排对应。

7.若已通过学院国际交流基金审核，请加学院国际交流QQ群（522418444），在“群文件-常用表单下载”获取报销材料清单。

8.一般出国开会不需要填写回国境申请，但短期研学和CSC项目同学回国后必须申请回国境。请注意填写时，出国境和回国境时间需和出入境纪录保持一致。