研究生国际交流基金申请流程

服务对象：学籍在人工智能与自动化学院的研究生

服务方式：线上+线下办理

服务地点：人工智能与自动化学院国际交流科，华中科技大学南一楼中305

申报材料：《华中科技大学国际交流基金申请表》、会议邀请、会议日程等相关资料

办事流程：

1、申请人下载附件，查阅政策，确定是否符合申请条件，硕士参照博士申请，但仅资助部分会议。

2、符合申请条件的学生访问研究生信息系统（http://yjsgj.hust.edu.cn/gjjl/），填写《华中科技大学国际交流基金申请表》并提交。

3、申请人联系国际交流科赖老师，QQ:1043868763，告知申请情况，学院教务部门线上审核该事项申请。

4、学院分管副院长审核通过后，申请人获得资助资格，并参照学院出国境申请办理流程填写系统自动生成的出国（境）申请表，办理出国（境）相关手续。

注意事项：

1、申请时需提供会议主办方签字的邀请函，非录用通知。一般会务组都有邀请函模板，可以直接发邮件获取。

2、出国境日期为离开国境的日期，最早比邀请函开始日期提前1天出境。回国境日期为进入国境日期，最晚比邀请函结束日期延迟2天入境。在基金申请填报的时间将自动生成在出国境申请中，并无法在出国境申请中修改，烦请同学们在填报时结合出国境申请流程填报，在该流程中也涵盖暂未购买机票的情况下的填写提示。出国境手续办理流程：https://aia.hust.edu.cn/info/1433/8311.htm

3、如果是学院单独资助，剩下额度自费的情况，资助类型选择"学院资助"。如果是学院资助，剩下额度导师课题组出资的情况，资助类型也选择"学院资助"。

4、资助额度根据会议等级和会议举行的国家或地区有所不同，请加学院国际交流QQ群（522418444），在“群文件-政策文件”中获取学院资助政策，会议等级请联系赖老师确定；同时，在“群文件-常用表单下载”获取报销材料清单，仔细查阅报销要求和失败案例，认真规划出行。