海外专家来访与报销流程&外交部邀请函办理

外专来访流程

1.来访前请在智慧华中大系统https://ehall.hust.edu.cn/填写"短期国（境）外专家交流登记"

2. 申请表中，请选择"国家外国专家项目"，如下图。非外国专家项目，选否。

3.请按照表格流程填写，如需办理邀请函，申请访问签证，请提前办理，并按照表格提示，提供材料。

-注意事项

1.所有应邀来校短期交流、访问或短期工作的国境外专家学者（包括持外国护照的外籍专家学者、持中国护照在国外工作学习的专家学者和港澳台专家学者），无论其是否需要办理来华签证（签注），无论其是否需要在我校报销相关费用，邀请单位及邀请人都必须在规定的时限前通过本系统提交申请或报备信息外专来访期间，应提醒专家遵守中国法律法规及学校相关政策规定。特殊情况应及时向学校主管部门报告。

2.目前来访系统支持为专家申请临时校园卡、上网账号和临时出入校园凭证，需经过相关部门审批，请老师们预留足够审批时间，以在专家入校前办理权限。一般情况须提前7天提交申请；申请办理《邀请函》须提前15天提交申请；涉及邀请外国政要、前政要、外国政府驻华机构代表等来访的，须提前至少60天提出申请并电话联系国际交流科。联系人：赖老师 87543130

3.来华机票如为公务舱，需提前联系国际交流科进行公务舱OA申报；劳务费发放方式如为工薪，需提前联系国际交流科报合同OA签署工薪合同并加盖校章。联系人： 赖老师 87543130

4.已持有与来访目的相符的来华签证，且来访目的为访问交流（非短期工作的），请选择“不办邀请函”，来访目的为访问交流，且需要办理正式邀请函申请签证的，请选择“办理《外交部邀请函》”选项,并在系统中按要求提交中英文简历、邀请函申请书（填写要求见模板，模板在系统中，此网页没有附件，可在申请填写过程中自行下载，需院系签字盖章）及护照扫描件等信息。

5.如为国家外专项目，请注意经费仅支持旅费、住宿费及劳务费，不支持餐费等相关杂费，请与专家商定好此类费用如何核算。国家外专项目专家应为立项名单中的专家，如有替换或新增请一定提前跟国际交流科联系。请按照项目目标、工作计划及时推进项目进展，严格履行协议或合同的工作任务及内容。

6.执行过程中，请做好相关工作进展记录，拍摄高质量重要工作照片，为项目总结材料做准备。

制度文件见附件。

登记与报销所需专家信息收集表格见附件。

1.在智慧华中大系统https://ehall.hust.edu.cn/

填写"华中科技大学邀请国（境）外人员来访总结表"（短期登记表将会自动转为总结表）。

2.特别注意：总结表上工作内容需符合实际情况，讲座或咨询场次数需按照实际举办情况填写在表中。仅外国专家项目可以选择咨询发放咨询费，一般专家请选择"讲座"。如为发放工资，

需全部完成合同约定内容。

3．准备相关报销材料，及时前往财务处报销相关经费。

经费报销流程

（根据财务规定办理仅供参考，以财务处要求为准）

1."华中科技大学邀请国（境）外人员来访总结表"原件1份(总结表需学院审批人签字盖学院章）

2.护照复印件1份（照片页和出入境日期页，线上交流提供照片页）

3.国际旅费发票（机票发票或航空运输电子行程单，登机牌，住宿，城市间交通，签证等）及付款凭证（信用卡对账单或银行电汇单）

4.外籍专家领据原件1份，包括劳务费、生活补贴、机票款等（领据请填写外专个人需领取的费用类别及金额）费用，模板见附件，其中劳务费为税前金额，领据由外籍专家本人签字或根据外籍专家提供委托函，由委托人签字。如所有经费直接转入外专本人国内个人账户，无代领，则无需此项）

5.外专劳务费（讲座费/咨询费/工薪）相关材料

外籍专家劳务费报销有两种方法：

所需资料：

（1）校外劳务费发放表1份（填写外专护照号、姓名、帐号信 息；若校内老师代领则需手动修改为代领老师姓名和账户并签名 确认。填写地址：财务系统"收入申报"-"校外人员劳务申报"）

（2）华中科技大学短期国（境）外专家来访总结表签字盖章版复印件1份（如仅报销劳务费，不报销旅费、住宿费等，此处需提供盖章签字原件）

（3）护照复印件1份（照片页和出入境日期页，线上交流提供照片页）

（4）外专劳务费合同原件1份（根据学校要求，外专合同需盖校章）或其他证明材料

（5）外专领据一份（转入外专本人国内个人账户的不需要提供此项）

（6）校内代领委托书一份（模板见附件，转入外专国内银行卡无需提供）

（1）日常报销单一份，填写1000元（用于支付汇款手续费，付款方式为对公转账：华中科技大学，最终以银行结算金额为准）

（2）用汇申请（单位财务一支笔签字盖学院章）一份（见后附件模板）

（3）校外人员劳务费发放表（一份原件，二份复印件，需填写 外专护照号、姓名，账号信息。填写地址：财务系统"收入申报"-"校外人员劳务申报"）

（4）华中科技大学短期国（境）外专家来访总结表（一份原件，二份复印件，需学院审批人签字盖学院章）

（5）外籍专家护照首页、出入境页复印件三份（如线上讲座此项不需要提供出入境页）

（6）外专劳务费合同（盖校章，一份原件，二份复印件）提供以上资料到财务处二楼32号窗口填境外汇款申请书。

注意事项：

1、汇款前请提前和外专沟通所需汇款的币种，还有外专的账户信息。

2、因涉及省行对接，公对私外汇转账请在每月上半月办理。

3、境外汇款业务，请咨询财务处毛芬老师 87543568-8132

⑥汇率以下面三种选其一进行报账

a.报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价

b.信用卡对账单还款日汇率

c.信用卡支付日结算成人民币汇率

第二步：报账人通过财务办公平台完成外籍专家费用网上提交、

注意事项：

①同一专家来华访问多家单位，按规定只报销与我校相关的交通费、住宿费，同一专家所有费用一次性报销，不可分次报销

②对于一年多次来校的外籍专家，每次报账均需提供国际交流处

的华中科技大学邀请国（境）外人员来访总结表

③机票及行程单

通过国内航空公司官方网站购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）；

通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）；

通过国外航空公司购买的国际机票（含金额），需提供国外航空公司电子行程单和信用卡对账单。

5报销标准：本项目经费参照《国家外国专家项目和经费管理 办法》国科发专[2021]49号，专项经费仅支持专家旅费、住 宿费及相关劳务费（讲座/咨询不超过3000元/场，津贴不超 过1000元/天，工资按照合同支付）。专项经费支持不足部分 或超出上限标准支出的经费需求，由邀请单位参照校外【2015】

36号《华中科技大学外国文教专家管理办法》及其他相关经费管理文件，通过其他来源资金解决核销。